L’INSTITUT DES FONDS D’INVESTISSEMENT DU CANADA

INTRODUCTION

L’Institut des fonds d’investissement du Canada (appelé ci-après « IFIC », « nous », « notre » ou « nos ») est la principale association représentant le secteur canadien des fonds d’investissement. L’IFIC regroupe des gestionnaires et des distributeurs de fonds ainsi que des entreprises de services et s’emploie à promouvoir la solidité et la stabilité du secteur des placements.

Veuillez lire attentivement la présente politique de confidentialité et communiquer avec nous si vous avez des questions au sujet de nos pratiques concernant la gestion et la protection de vos renseignements personnels ou de vos préférences.

1. RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS AU SUJET DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Objet

La présente politique de confidentialité décrit de quelle manière l’IFIC recueille et traite les renseignements personnels que vous lui fournissez dans le cadre de votre relation avec lui, y compris lorsque vous utilisez son site Web, relativement à votre adhésion, à l’adhésion d’affiliés, à ses opérations, à ses activités, à ses événements (comme les conférences et les webinaires) et à ses publications, dont le bulletin Weekly Update.

Il est important que vous lisiez la présente politique de confidentialité conjointement avec les avis que nous pouvons publier à l’occasion au moment de recueillir ou de traiter vos renseignements personnels pour que vous sachiez comment et pourquoi nous utilisons vos données.

Modification de la politique de confidentialité

La présente version prend effet le 18 septembre 2019.

Si nous y apportons des modifications que nous jugeons importantes, nous publierons un avis sur notre site Web. Il est important que les renseignements personnels que nous détenons sur vous soient exacts et à jour. Veuillez nous informer de toute modification de vos renseignements personnels au cours de votre relation avec nous.

Liens vers des sites de tiers

Notre site Web peut comporter des liens vers des sites Web de tiers, des modules d’extension et des applications. Le fait de cliquer sur ces liens ou d’activer ces connexions permet à des tiers de recueillir ou de partager des données à votre sujet. Nous n’exerçons aucun contrôle sur les sites Web de tiers et déclinons toute responsabilité à l’égard de leurs déclarations de confidentialité. Lorsque vous quittez notre site Web en cliquant sur un lien menant à un site d’un tiers, nous vous encourageons à lire l’avis de confidentialité de ce site.

2. QU’ENTEND-ON PAR RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

L’expression « renseignements personnels » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. En règle générale, sont exclues des renseignements personnels en vertu de lois canadiennes, les coordonnées professionnelles (comme le nom d’un employé, son titre, son adresse au travail, son numéro de téléphone ou son adresse de courriel) qui sont recueillies, utilisées ou divulguées dans le but de communiquer avec cette personne relativement à son emploi ou à sa profession.

3. QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS À VOTRE SUJET?

Nous ne recueillons et n’utilisons généralement que vos coordonnées professionnelles et vos préférences concernant nos communications avec vous afin de pouvoir gérer adéquatement notre relation avec vous. Si vous demandez à siéger à l’un de nos comités, nous recueillerons aussi des renseignements sur votre expérience professionnelle. Ces renseignements nous aident à créer des comités représentatifs de nos membres et composés de personnes possédant les connaissances et les compétences nécessaires. Nous ne conservons ces renseignements que pour l’année courante.

Nous pouvons recueillir les renseignements suivants à votre sujet :

prénom et nom;

• adresse;
• numéro de téléphone;
• adresse de courriel;
• titre de poste;
• nom de l’employeur;
• expérience professionnelle.

Lorsque vous vous rendez sur notre site Web, nous recueillons également les renseignements suivants :

• renseignements sur votre ordinateur, notamment votre adresse IP, le type de système d’exploitation et de navigateur que vous utilisez et l’emplacement de votre ordinateur;
• les pages de notre site que vous consultez et les liens sur lesquels vous cliquez;
• les autres sites que vous avez consultés récemment.

4. RESPONSABILITÉ

L’IFIC s’engage à gérer et à protéger les renseignements personnels de façon responsable. La présente politique de confidentialité explique de quelle façon l’IFIC gère et protège les renseignements personnels, notamment ceux que vous lui fournissez lorsque vous vous rendez sur le site ific.ca (quel que soit votre emplacement) ou lorsque vous interagissez autrement avec lui.

Le conseiller juridique de l’IFIC est chargé de la supervision des questions relatives à la présente politique de confidentialité. Si vous avez des questions au sujet de la présente politique ou souhaitez exercer vos droits juridiques quant au traitement de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le conseiller juridique de l’IFIC à l’adresse ci-dessous.

Voici nos coordonnées complètes :

Nom complet de l’entité juridique : L’Institut des fonds d’investissement du Canada
Nom ou titre : Conseiller juridique
Adresse postale : 333, rue Bay, bureau 2601, Toronto (Ontario) M5H 2R2
Courriel : privacy@ific.ca

5. DE QUELLE FAÇON RECUEILLONS-NOUS DES RENSEIGNEMENTS À VOTRE SUJET?

Nous recueillons ces renseignements de différentes façons, notamment auprès de personnes qui :

• utilisent notre site Web ou demandent d’ouvrir un compte d’utilisateur au moyen du site;
• sont associées avec des organisations membres ou affiliées de l’IFIC ou avec des abonnés potentiels ou actuels, notamment par leur participation à l’un de nos comités;
• sont associées avec des fournisseurs potentiels ou actuels;
• nous fournissent des renseignements personnels lorsqu’ils communiquent avec nous par téléphone, par courriel ou autrement ou avec des conférenciers, des participants et des exposants à nos événements, webinaires et conférences.

6. COMMENT NOUS UTILISONS LES RENSEIGNEMENTS À VOTRE SUJET

Nous recueillons des renseignements à votre sujet dans le but premier d’offrir nos services à nos membres et affiliés ainsi qu’à leurs employés, notamment aux fins suivantes :

• établir et gérer notre relation avec nos membres;
• exécuter un contrat que nous sommes sur le point de conclure ou avons conclu avec vous ou votre employeur, y compris émettre des factures, administrer les comptes, percevoir et traiter les paiements et nous acquitter autrement de nos obligations contractuelles;
• communiquer avec les membres et d’autres personnes dans le but de réaliser des études de marché;
• distribuer nos publications et nos invitations à des conférences et à des événements aux sociétés membres et affiliées et à d’autres personnes;
• embaucher du personnel;
• développer et gérer notre organisation et nos activités, notamment la participation à l’un de nos comités;
• dans la mesure permise par la loi ou la réglementation ou pour se conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Nous pouvons divulguer vos renseignements à une autre entreprise si cela est nécessaire dans le cadre de notre relation avec vous. Par exemple, nous pouvons transmettre votre nom et votre adresse à un service de messagerie pour qu’il puisse effectuer une livraison. Nous ne divulguerons que les renseignements nécessaires afin de vous fournir nos services.

Événements et nouvelles de l’IFIC

Nous utilisons les coordonnées des personnes qui s’abonnent au moyen de notre site Web ou à l’invitation de nos employés. Nos publications et notre matériel de marketing destiné à nos événements sont distribués à partir des coordonnées figurant dans notre base de données; ce sont principalement des coordonnées professionnelles, mais il se peut qu’il y ait des coordonnées de particuliers. Si vous vous êtes abonné ou si vous avez participé à un événement dans le passé, nous pouvons combiner les renseignements que vous nous avez fournis avec ceux que vous nous avez transmis au moyen de notre site Web.

Nous pouvons envoyer des messages par courriel aux personnes dont les coordonnées figurent dans notre base de données afin de distribuer nos publications ou de les informer des développements au sein du secteur ou de nos événements à venir. Chaque courriel contient un hyperlien et des directives pour vous désinscrire ou gérer vos préférences de courriel.

De plus, nous vous donnons la possibilité de vous désabonner de nos publications ou de vous désinscrire de notre liste de contact en vue d’événements ou aux fins de marketing en tout temps au moyen de notre site Web.

Témoins

Les témoins sont des données qui sont placées sur votre appareil lorsque vous visitez un site Web afin de suivre votre utilisation du site et d’améliorer l’expérience des utilisateurs. À l’occasion, l’IFIC peut recueillir à l’aide de témoins des renseignements personnels à votre sujet et sur l’utilisation que vous faites de son site Web, de la manière décrite au point 2 ci-dessus.

Vous pouvez définir les paramètres de façon à ce que votre navigateur refuse la totalité ou une partie des témoins ou vous avertisse lorsqu’un site Web place un témoin sur votre appareil ou y accède. Si vous désactivez ou refusez les témoins, il se peut que certaines parties de notre site Web ne soient pas accessibles ou ne fonctionnent pas correctement.

Fournisseurs de services

Si nous confions le stockage, la gestion ou le traitement des renseignements personnels à des fournisseurs de services ou à des entrepreneurs, notamment en ce qui a trait aux services d’assistance logicielle et de bureau, nous exigerons par contrat ou autrement que ces tiers fournissent une protection des renseignements personnels similaire à celle que nous offrons.

Consentement

Nous obtenons un consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements lorsque les lois sur la protection des renseignements personnels applicables l’exigent. Nous présumons que vous avez donné votre consentement à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels aux fins pour lesquelles les renseignements sont fournis lorsque vous communiquez avec nous ou lorsque vous nous les fournissiez sciemment, notamment en remettant votre carte professionnelle à nos employés.

Nous obtenons le consentement verbal ou électronique des personnes qui s’abonnent à nos publications ou qui indiquent à nos employés qu’ils souhaitent les recevoir. Comme il est stipulé à la rubrique Événements et nouvelles de l’IFIC ci-dessus, nous leur donnons la possibilité de se désabonner.

7. DIVULGATION DE VOS RENSEIGNEMENTS

L’IFIC partage ou divulgue les renseignements qu’il recueille à votre sujet aux fins décrites au point 6 ci-dessus. Lorsque nous communiquons des renseignements personnels, nous agissons dans le respect des lois applicables. Les parties à qui nous pouvons communiquer des renseignements personnels ainsi que les raisons de cette communication sont décrites ci-dessous.

• Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres membres ou à des tiers dans le cadre de la gestion de nos activités.
• Nous collaborons de temps à autre avec d’autres organisations (notamment des commanditaires, des exposants ou d’autres entreprises qui assistent à nos événements, webinaires et conférences) afin de mener à bien nos activités. Il se peut donc que, dans ce contexte, nous communiquions vos renseignements personnels à l’organisation en question.
• Nous engageons des tiers pour obtenir divers services, notamment des services informatiques, administratifs, bancaires, juridiques, comptables, de consultation et d’assurance.
• Nous communiquons des renseignements personnels lorsque nous sommes tenus de la faire, notamment pour :
  • nous acquitter de nos obligations juridiques et répondre aux demandes d’organismes gouvernementaux, comme les autorités chargées de l’application des lois et d’autres autorités publiques, y compris à l’extérieur de votre pays de résidence;
  • advenant la cession d’une partie ou de la totalité de nos actifs ou de nos activités (notamment dans le cadre d’une faillite ou d’une procédure similaire);
  • protéger nos droits, nos renseignements, notre sécurité ou nos biens ou ceux d’autres personnes.

8. SÉCURITÉ DE L’INFORMATION

Nous avons mis en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès et toute utilisation, modification ou communication non autorisés. De plus, nous limitons l’accès à vos renseignements personnels aux employés, mandataires, entrepreneurs et autres tiers qui en ont besoin dans le cadre de leurs activités commerciales.

Nos politiques en matière de sécurité comprennent :

• des mesures visant à protéger les renseignements personnels contre tout accès et toute utilisation, destruction ou communication non autorisés;
• des mesures et des contrôles adéquats, notamment une surveillance et des mesures physiques, pour stocker les renseignements personnels de manière sécuritaire;
• la formation et la communication d’information aux employés : nous offrons à nos employés une formation sur leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information afin qu’ils soient au fait de leurs responsabilités;
• la gestion des risques liés aux tiers : nous exigeons des tiers fournisseurs de services à qui nous communiquons des renseignements personnels qu’ils protègent ces renseignements conformément à nos politiques et à nos procédures en matière de sécurité.

Nous avons mis en œuvre des procédures en cas de violation présumée de la sécurité de l’information et nous vous aviserons ainsi que l’organisme de réglementation concerné de toute violation lorsque nous sommes tenus de le faire.

9. PENDANT COMBIEN DE TEMPS L’IFIC UTILISERA-T-IL MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

L’IFIC ne conservera vos renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’il est nécessaire pour les fins auxquelles ils ont été recueillis, notamment pour satisfaire aux exigences juridiques.

Lorsque nous n’aurons plus besoin des renseignements personnels, nous nous efforcerons de les supprimer ou de les détruire de manière sécuritaire.

10. ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS

Nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels sur demande, sous réserve des exigences et des exemptions prévues par la loi.

Pour assurer l’exactitude de vos coordonnées et de vos préférences, nous pouvons vous demander de temps à autre de mettre à jour vos renseignements, vos coordonnées ou vos préférences. Nous vous invitons à communiquer avec nous pour corriger ou modifier tout renseignement personnel inexact vous concernant.

Si vous avez des questions sur la façon dont l’IFIC gère vos renseignements personnels, communiquez avec nous aux coordonnées indiquées au point 4 ci-dessus.